كل علبة على رفّك محسوبة: رصيدها وتاريخ انتهائها ومتى تطلبها

شركة، ثم قسم، ثم منتج

رتّب المخزن كما تشتري: المورّد وأقسامه وموادّه. والبضاعة التي لا تُعدّ قطعةً قطعة لها رصيد مجمّع لقسمها، والعلبة تُباع كاملة أو تُجزّأ إلى حبة أو شريط أو مل من الرصيد نفسه.

منتج واحد، أكثر من رمز

رقم الرف القديم وباركود المصنع على العلبة يشيران إلى المادة نفسها. الرموز الإضافية تظهر في قائمة المخزون وتُفكّ من نموذج التعديل، ودمج التوأمين يجمع رصيدهما ويُبقي الرمز القديم رمزاً إضافياً، والمادة التي لا باركود لها تأخذ رمز EAN-13 داخلياً من مولّد الباركود يُطبع ملصقاً.

فاتورة شراء بالمسح

امسح واكتب العدد، أو علّم ما وصل من قائمة منتجات الشركة، ومنها عرض المنخفض فقط. وبعد الحفظ يعرض لك النظام ما فعلته الفاتورة بالمخزن: ما زاد رصيده، وما أُنشئ أول مرة، وما تغيّر سعره أو تاريخه.

دفتر حساب لكل شركة

كل حركة برقمها وتاريخها والرصيد بعدها: رصيد سابق من قبل النظام، وفواتير، ودفعات، ومطالبات دون فاتورة، وتسويات. الدفعة على الحساب تذهب إلى الرصيد السابق أولاً ثم إلى الفواتير من الأقدم، والحركة الملغاة تبقى مشطوبة بسببها، والكشف يُطبع.

الكتالوج الجاهز بلمسة

شركات بيطرية شائعة بأقسامها ومنتجاتها، تختار منها ما تتعامل معه. الأسعار تبدأ فارغة لأن كل عيادة تسعّر لسوقها، فتملؤها أول فاتورة شراء، ويتعلّم كل منتج باركوده من أول مسحة. والشركة الموجودة عندك يُكمَّل ناقصها، والمنتج الموجود بالاسم نفسه لا يتكرّر.

مدّتان للتنبيه تحدّدهما أنت

مدة الإرجاع للمورّد (90 يوماً افتراضياً) ومدة حرجة (30 يوماً). بطاقة الرئيسية تعدّ ما دخل المهلة وقيمته بسعر الشراء، ويمكنك كتم تنبيه مادة بعينها حتى يتغيّر تاريخ انتهائها أو يزيد رصيدها.

قائمة إرجاع للمندوب

علّم المادة «للإرجاع» فتجدها تحت فلترها، ثم اطبع كشف الإرجاع مجمّعاً حسب الشركة بسعر الشراء، أو انسخ القائمة بالاسم والكمية والتاريخ والصقها في محادثة المندوب على واتساب.

دفعات بتواريخها

لكل كمية تاريخ انتهائها ومصدرها: فاتورة شراء، أو رصيد سابق، أو إضافة يدوية. والبيع يُخصم أولاً من الدفعة الصالحة الأقرب انتهاءً، والجرد يعدّ كل دفعة وحدها.

كم بقي لكل مادة؟

مراقبة المخزون تنظر إلى الأمام من شهر إلى ستة أشهر أو حتى يوم تختاره: ما سينتهي، وما سينفد، وكم قطعة ستبقى حتى تنتهي على الرف بالوتيرة الحالية، فتُرجعها أو تخفّض سعرها قبل فوات المهلة.

اقتراح طلبية من معدّل البيع

من صافي مبيع آخر 30 يوماً ومهلة الوصول التي تحدّدها (7 أيام افتراضياً): ما سينفد قبل وصول الطلبية، وكم تطلب منه، مجمّعاً حسب الشركة. الكمية اقتراح تعدّله، ثم تنسخ الطلبية للمندوب أو تفتح بها فاتورة شراء.

جرد يومي لبضع مواد

يختار النظام كل يوم عدداً تحدّده من المواد (5 افتراضياً): الغالية التي تتحرّك كثيراً، والتي لم تُعدّ منذ مدة، والتي ظهر فيها فرق سابقاً. رصيد النظام لا يظهر قبل أن تكتب ما عددته، والفرق يحتاج سبباً، والرصيد لا يتغيّر إلا بموافقة المدير. ثم يعرض تقرير الخسائر ما خرج من المخزن بأسبابه.

فحص المخزن وتقريره المطبوع

قراءة فقط: يسمّي التوائم المحتملة، والمواد بلا باركود أو برمز مكتوب باليد، والباركودات المعطوبة، والكميات المستحيلة، والراكد، وما رصيده صفر وما زال يُباع. لكل بند طريق تصليحه داخل النظام، والتقرير المطبوع يرتّب التصليح ويرسم الباركودات لتُمسح على الرف. وورقة جرد بصيغة Excel تكتب فيها ما عددته فقط، وقيمة الفرق تُحسب وحدها.

رفع الأسعار بنسبة، بمعاينة وإرجاع

للمدير وحده: اختر المنتجات أو الخدمات أو كليهما، كلّها أو حسب الصنف أو الشركة أو مواد بعينها مع استثناءات، ثم النسبة وتقريباً يرتفع دائماً. تعاين كل سطر قبل الحفظ مع تنبيه لما يبقى تحت سعر الشراء، والمجموعة ترتفع معاً، وثمن العلبة مفرّقةً لا ينزل عن ثمنها كاملة. الفواتير القديمة لا تُمسّ، والإرجاع سطراً سطراً.

الحذف إلى المحذوفات

المنتج المحذوف يُحفظ كما كان لحظة حذفه، و«استرجاع» يعيده برصيده وفواتيره. والدمج الخاطئ يُفكّ من التبويب نفسه. ولكل منتج سجلّ حركات يبيّن كل تغيير في رصيده خلال السنة الأخيرة وسببه: بيع أو شراء أو مرتجع أو تعديل.

جرعة محسوبة حتى علامة السرنجة

أدخل الوزن فتُحسب الجرعة بالملغ ثم بالمل على تركيز القارورة، مقرّبةً إلى ما تقيسه السرنجة، أو بعدد الأقراص. وبطاقة الدواء في خطة العلاج ومنتقي الأدوية يعرضان ما في مخزنك منه.

توقّف قبل الخطأ

يُفحص كل دواء لحظة إضافته إلى خطة العلاج: دواء ممنوع لهذا النوع، أو جرعة فوق السقف، أو دواء موصوف أصلاً، أو تركيبة خطرة، أو حساسية مسجّلة في الملف، أو مسكّن غير ستيرويدي أو أمينوغلايكوزيد مع جفاف أو قصور كلوي. والخطر القاطع يظهر بسببه في صندوق أحمر فوق الخطة، ويمنع تسجيل الجرعة في وضع الجولة. القواعد ثابتة ومكتوبة، والقرار للطبيب.